Regulamin 4. edycji Konferencji
„Życie po exicie”

§ 1 Postanowienia ogólne. Zasady uczestnictwa w Konferencji

1. Niniejszy regulamin określa prawa i obowiązki Zgłaszających, Uczestników oraz Organizatora 4. edycji konferencji „Życie po exicie” (zwanej dalej jako „Konferencja”). Niniejszy regulamin Konferencji zwany będzie dalej jako „Regulamin”.
2. Organizatorem Konferencji jest spółka pod firmą ZSZ.Media Maciej Filipkowski Spółka Komandytowo – Akcyjna z siedzibą w Warszawie (00-491) przy ul. Marii Konopnickiej 6 lokal 220, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000937050, posiadająca numer NIP 7011064869, o kapitale zakładowym w wysokości 50.000,00 zł, opłacony w całości (dalej: „Organizator”).
3. Konferencja odbędzie się w dniu 04.03.2027 r. w Hotelu Verte w Warszawie. Organizator ma prawo do zmiany terminu i miejsca organizacji Konferencji w szczególnych przypadkach, po uprzednim poinformowaniu Zgłaszających.
4. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia uczestnictwa, które następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej www.zyciepoexicie.pl lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Organizatora: kontakt@zsz.media.
5. „Zgłaszający” to podmiot, który poprzez uzupełnienie formularza na stronie internetowej lub drogą mailową zgłasza Uczestnika/Uczestników Konferencji i dokonuje płatności na podstawie otrzymanej faktury pro-forma.
6. „Uczestnik” to osoba/osoby, zgłoszone przez Zgłaszającego, które mają prawo do udziału w Konferencji.
7. Organizator zastrzega sobie prawo selekcji zgłoszeń, w szczególności do odrzucania zgłoszeń kierowanych przez podmioty prowadzące działalność konkurencyjną wobec Organizatora.
8. Organizator prześle Zgłaszającym dokładny program Konferencji przed jej rozpoczęciem oraz listę prowadzących. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji oraz prowadzących Konferencję.
9. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie zgłoszenia Uczestników poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej www.zyciepoexicie.pl lub drogą mailową i uiszczenie opłaty za uczestnictwo we wskazanym w Regulaminie terminie.
10. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń to 01.03.2027 r., przy czym Organizator ma prawo do skrócenia terminu nadsyłania zgłoszeń, w szczególności, gdy liczba Uczestników przekroczy 120 (sto dwadzieścia) osób.
11. Za termin dostarczenia zgłoszenia uznaje się datę jego wpływu na adres mailowy Organizatora.
12. Zgłoszenie jest ważne i uważa się za potwierdzone w momencie otrzymania na adres e-mail wskazany przez Zgłaszającego, wiadomości e-mail z potwierdzeniem zgłoszenia oraz potwierdzeniem dokonania zapłaty. Zgłaszający nie otrzymuje biletów na Konferencję w formie osobnego dokumentu w formie elektronicznej lub papierowej. W dniu Konferencji Uczestnik jest zobowiązany do potwierdzenia przybycia i udziału w Konferencji przy stoliku recepcyjnym, który będzie usytuowany przed wejściem na Konferencję.
13. Dokonanie zgłoszenia zgodnie z powyższymi ustępami oraz płatności za udział w Konferencji jest równoznaczne z zawarciem umowy na udział w Konferencji na zasadach wskazanych w Regulaminie.
14. Zgłaszający oświadcza, że zgłoszeni przez niego Uczestnicy wezmą udział w Konferencji wyłącznie w przypadku, gdy w jej dniu:
    1. według jego najlepszej wiedzy nie będą osobami zakażonymi COVID-19;
    2. nie będą miały objawów COVID-19, takich jak duszność, podwyższona temperatura ciała, objawy przeziębieniowe;
    3. nie będą przebywały na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym;
    4. upłynęło co najmniej 10 dni od bezpośredniego kontaktu Uczestnika z osobą zakażoną COVID-19, osobą przebywającą na kwarantannie lub w izolacji z powodu podejrzenia zakażeniem jw. lub z osobą, która miała bezpośredni kontakt z osobą zakażoną COVID-19.
15. Udział w Konferencji obejmuje:
    1. utrwalanie wizerunku, głosu, wypowiedzi, zachowań, artystycznych wykonań oraz imienia i nazwiska Uczestników podczas Konferencji oraz wydarzeń towarzyszących, jak również następcze ich rozpowszechnianie przez Organizatora dla celów promocji i reklamy jego działalności, tj. prawo do wielokrotnego, nieograniczonego ilościowo, czasowo i terytorialnie rozpowszechniania oraz wykorzystania na wszystkich znanych polach eksploatacji, w szczególności dotyczy to utrwalania, zwielokrotniania, nadawania, reemitowania, emisji i reemisji telewizyjnej i radiowej za pośrednictwem stacji naziemnych i/lub za pośrednictwem satelity, publicznych odtworzeń lub wyświetleń, wprowadzania do obrotu, rozpowszechniania oraz wykorzystania w sieci multimedialnej, w Internecie, w ramach usług telekomunikacyjnych, również w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w każdej formie lub technice, w tym w formie audiowizualnej, fotografii, plakatów, w prasie, wydawanych drukiem i na zewnętrznych nośnikach, we wszelkich audycjach lub przekazach oraz w innych materiałach związanych z Organizatorem, a także na stronach internetowych, kanałach w mediach społecznościowych itp.
    2. przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), w tym w szczególności poprzez noszenie przez Uczestników w widocznym miejscu identyfikatorów obejmujących następujące dane osobowe: imię, nazwisko, firma, jak również utrwalanie i rozpowszechnianie ich wizerunku w sposób wskazany w pkt a) powyżej.
16. Zgłaszający jest zobowiązany poinformować zgłoszonych przez siebie Uczestników o treści niniejszego Regulaminu, w tym o okolicznościach wskazanych w ust. 15 powyżej oraz §3 poniżej. Zgłaszający jest ponadto zobowiązany do zwolnienia Organizatora z wszelkiej odpowiedzialności, która wyniknie ewentualnie z naruszenia obowiązku Zgłaszającego, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, lub braku przestrzegania postanowień Regulaminu przez zgłoszonych przez niego Uczestników.

§ 2 Płatność i rezygnacja

1. Koszt uczestnictwa jednego Uczestnika w Konferencji znajduje się na stronie www.zyciepoexicie.pl.
2. Uczestnictwo w Konferencji obejmuje udział w wydarzeniu oraz kolacji koktajlowej organizowanej przez Organizatora.
3. Płatności należy dokonać bezpośrednio przez stronę lub zgodnie z otrzymaną fakturą pro-forma w terminie 7 (siedmiu) dni od jej otrzymania na numer rachunku bankowego na niej wskazany.
4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym w ust. 3 powyżej upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
5. Organizator wystawi fakturę VAT na potwierdzenie dokonanych wpłat niezwłocznie, nie później jednak niż w kolejnym dniu roboczym następującym po dniu dokonania płatności, na adres mailowy wskazany przez Zgłaszającego. Płatnikiem (adresatem faktury) jest Zgłaszający.
6. Koszt udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
7. Zgłaszający oraz Uczestnik mają możliwość rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacji można dokonać w każdym momencie z zastrzeżeniem poniższych ustępów.
8. Rezygnację z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać pisemnie, listem poleconym, na adres siedziby Organizatora wskazany w §1 ust. 2 lub też za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Organizatora: kontakt@zsz.media.
9. Z zastrzeżeniem ust. 13 poniżej, w przypadku rezygnacji do dnia 31.01.2027 r. włącznie, Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 20% kosztu netto + VAT za każdego ze zgłoszonych Uczestników. W takim przypadku, Organizator dokonuje korekty wystawionej faktury VAT i niezwłocznie przesyła ją Zgłaszającemu. Organizator zwróci w takim przypadku Zgłaszającemu nadwyżkę zapłaconej kwoty w terminie 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania oświadczenia o akceptacji faktury korygującej przez Zgłaszającego.
10. Z zastrzeżeniem ust. 13 poniżej, w przypadku rezygnacji po dniu 31.01.2027, ale nie później niż do dnia 20.02.2027 r. włącznie, Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 50% kosztu netto + VAT za każdego ze zgłoszonych Uczestników. W takim przypadku, Organizator dokonuje korekty wystawionej faktury VAT i niezwłocznie przesyła ją Zgłaszającemu. Organizator zwróci w takim przypadku Zgłaszającemu nadwyżkę zapłaconej kwoty w terminie 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania oświadczenia o akceptacji faktury korygującej przez Zgłaszającego. W przypadku rezygnacji po dniu 20.02.2027 zwrot zapłaconej kwoty nie przysługuje Zgłaszającemu, z zastrzeżeniem ust. 13 poniżej.
11. W przypadku, w którym Zgłaszającym jest konsument w rozumieniu przepisów prawa cywilnego, Zgłaszający ma możliwość wykonania prawa odstąpienia od umowy zawartej z Organizatorem (rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji) w terminie 14 (czternastu) dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z zastrzeżeniem, że możliwość wykonania prawa odstąpienia wygasa w przypadku uprzedniego rozpoczęcia Konferencji i wykonywania świadczeń z tym związanych przez Organizatora, na co Zgłaszający wyraża zgodę. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem w sposób wskazany w ust. 8 powyżej. Wykonując prawo odstąpienia Zgłaszający może skorzystać z formularza odstąpienia od umowy stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. W przypadku wykonania prawa odstąpienia Organizator zwróci Zgłaszającemu zapłaconą przez niego kwotę niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania oświadczenia o wykonaniu prawa odstąpienia, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Zgłaszający. Organizator prześle jednocześnie Zgłaszającemu potwierdzenie otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
12. Brak rezygnacji z udziału i nie wzięcie udziału w Konferencji powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
13. Zamiast Uczestnika w Konferencji może wziąć udział inna osoba, pod warunkiem przesłania danych osoby zastępczej drogą mailową w terminie do 7 (siedmiu) dni przed rozpoczęciem Konferencji.
14. Zgłaszający ma możliwość dokonania płatności za udział w Konferencji w jeden z następujących sposobów:
    1. za pośrednictwem karty kredytowej/debetowej – w tym celu Zgłaszający jest zobowiązany podać przy składaniu zamówienia: (i) numer karty; (ii) datę ważności karty oraz (iii) kod zabezpieczający (kod CVC); akceptowane są następujące karty: Visa, Visa Electron, Mastercard, Mastercard Electronic i Maestro;
    2. za pośrednictwem systemu BLIK, również w wersji BLIK White Label;
    3. za pośrednictwem szybkiego przelewu internetowego (pay by-link);
    4. za pośrednictwem portfela elektronicznego (Google Pay, Apple Pay).

    Podmiotami świadczącymi obsługę płatności online są mElements S.A. oraz Stripe Payments Europe, Limited.

§ 3 Przetwarzanie danych osobowych Uczestników oraz Zgłaszających

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 (dalej ,,RODO”) Organizator informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych Uczestników oraz Zgłaszających (dalej ,,Administrator”) jest ZSZ.Media Maciej Filipkowski Spółka Komandytowo – Akcyjna z siedzibą w Warszawie (00-491) przy ul. Marii Konopnickiej 6 lokal 220, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000937050, posiadająca numer NIP 7011064869, o kapitale zakładowym w wysokości 50.000,00 zł, opłacony w całości.
2. Dane osobowe:
   1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO będą przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji zawartej ze Zgłaszającym/Uczestnikiem umowy na uczestnictwo w Konferencji;
   2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO będą przetwarzane w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Uczestnikowi/Zgłaszającemu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed organami administracji publicznej;
   3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO będą one przetwarzane w celu wykonywania marketingu bezpośredniego;
   4. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie odrębnie udzielonej zgody — w przypadku jej udzielenia — będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych przez Administratora;
   5. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – będą przetwarzane w związku z istnieniem prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na relacjonowaniu oraz informowaniu o Konferencji (utrwalanie i wykorzystanie wizerunku, głosu, wypowiedzi, zachowań, artystycznych wykonań oraz imienia i nazwiska Uczestników podczas Konferencji oraz wydarzeń towarzyszących dla celów promocji i reklamy działalności Organizatora);
   6. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie odrębnie udzielonej zgody — w przypadku jej udzielenia — będą przetwarzane przez sponsorów i partnerów Konferencji, po ich uprzednim przekazaniu przez Administratora, w celu marketingu bezpośredniego.
3. Dane osobowe przetwarzane będą przez inne podmioty, w tym podmioty świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, ochronę mienia i osób, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją zawartych przez Administratora z osobami trzecimi lub umowy ze Zgłaszającym/Uczestnikiem. Dane osobowe mogą być również przekazywane przez Administratora do sponsorów i partnerów Konferencji w celu marketingu bezpośredniego, o ile Zgłaszający/Uczestnik wyraża zgodę na przekazanie tych danych.
4. Zgłaszający oraz Uczestnik ma prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody, Zgłaszającemu oraz Uczestnikowi przysługuje ponadto prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres Administratora (bez wpływu na legalność przetwarzania w okresie przed cofnięciem zgody).
5. Niezależnie od powyższych postanowień Zgłaszającemu oraz Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i danych przetwarzanych na innej podstawie prawnej niż wskazana w zdaniu pierwszym możliwe jest złożenie sprzeciwu na adres Administratora. W przypadku złożenia sprzeciwu, po rozpatrzeniu wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że zostanie wykazane, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów Zgłaszającego/Uczestnika, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
6. Dane osobowe przechowywane będą przez okres wyznaczony przez Administratora tj. 10 lat, przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych – tylko do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w ust. 5 powyżej, a w każdym przypadku nie dłużej jednak niż jest to konieczne w celu obrony Administratora przed ewentualnymi roszczeniami Uczestnika lub Zgłaszającego związanymi z uczestnictwem w Konferencji.
7. Zgłaszający oraz Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
8. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest kontakt z Administratorem: pocztą na adres siedziby Administratora lub pocztą elektroniczną na adres kontakt@zsz.media.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwia uczestnictwo w Konferencji.

§ 4 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie reklamacje Uczestników oraz Zgłaszających wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora, lub drogą mailową na adres e-mail: kontakt@zsz.media. Reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia jej otrzymania.
2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Zgłaszających oraz Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie Konferencji oraz wydarzeń towarzyszących.
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.zyciepoexicie.pl. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie www.zyciepoexicie.pl.